Tietosuojaseloste

Informointi henkilötietojen käsittelystä 1.9.2025

REKISTERINPITÄJÄ

MindNova Oy
Heikkiläntie 7A
00210 Helsinki
044 231 9267

YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Kati Sell
[email protected]
044 231 9267

TIETOSUOJAVASTAAVA

Kati Sell
[email protected]
044 231 9267

REKISTERIN NIMI

MindNova Oy:n asiakas- ja potilasrekisteri. Asiakas- ja potilasrekisteri on yhteiskäytössä MindNovan ja siellä työskentelevien sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden kesken, jotka työskentelevät joko itsenäisinä ammatinharjoittajina tai tuottavat palveluja omien yhtiöidensä kautta.

MindNova Oy tarjoaa työelämäpalveluja, kuntoutuspalveluja Kuntoutuspalvelu Mindelyn alla sekä verkkokursseja, testejä, uutiskirjeitä ja podcasteja Varapäre-brändin alla.

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY

MindNovalla asiakas- ja potilastietoja käsittelevät ainoastaan asiakkaan tai potilaan tutkimukseen tai hoitoon tai niihin liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt. Sähköisen asiakas- ja potilastietojärjestelmän tietoihin on pääsy vain niihin oikeutetun työntekijän henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella.

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Potilaan tutkimuksen ja hoidon suunnittelu, järjestäminen, toteutus ja seuranta. Potilaan tutkimuksen ja hoidon valvonta. Rekisterinpitäjän oman toiminnan laskutus, tilastointi ja suunnittelu. Yksityisestä terveydenhuoltotoiminnasta annettujen säädösten ja määräysten toteuttaminen.

Varapäre-brändin kohdalla yhteydenpitoon sekä yrityksen ja asiakkaiden välisen asiakassuhteen ylläpitoon. Henkilö itse hyväksyy markkinoinnin sekä markkinointitutkimusmateriaalin hyödyntämisen sähköpostilistan avulla. 

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Perustiedot: Potilaan/asiakkaan nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, muut potilaan ilmoittamat yhteystiedot, kotikunta. Alaikäisen asiakkaan huoltajien nimet ja yhteystiedot.

Muut tiedot:

- Ajanvaraustiedot, kuten yhteydenoton päivämäärä, yhteydenottajan nimi ja yhteystiedot sekä yhteydenoton syy.

- Välttämättömät terveydentilatiedot hoidon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi

- Potilaskertomukseen merkinnät keskeisistä hoitotiedoista jokaiselta vastaanottokäynniltä

- Hoitoa ja tutkimuksia koskevat laskutustiedot

- Merkinnän tekijän nimi, asema ja ajankohta

- Saapuneiden asiakirjojen saapumisajankohta ja lähde

- Suostumukset ja kiellot tietojen luovuttamista ja hankintaa koskien

Varapäreen asiakasrekisterin henkilötietoja käytetään yhteydenpitoon sekä yrityksen ja asiakkaiden välisen asiakassuhteen ylläpitoon. Henkilö itse hyväksyy markkinoinnin sekä markkinointitutkimusmateriaalin hyödyntämisen sähköpostilistan avulla. Varapäreen palveluihin liittyen keräämme ja käsittelemme seuraavia henkilötietoja:

- Nimi ja yhteystiedot (etunimi, sähköposti, mahdollinen puhelinnumero)

- Tiedot uutiskirjeen ja markkinointiviestien tilaamisesta

- Testitulokset ja niihin liittyvät sähköpostipalautteet (esim. vanhemmuustyylitesti)

- Kurssien oston ja osallistumisen yhteydessä annetut tiedot (maksutiedot käsitellään maksupalveluntarjoajien kautta, emme tallenna niitä itse)

- Verkkosivuston ja uutiskirjeiden käyttöön liittyvät tekniset tiedot (evästeet, analytiikka)

Lisäksi:

- Sähköpostilistalla olevien sähköpostiviestit

- Sivuston käyttäjien suostumukset

- Asiakassuhteen ylläpitoon tarvittavat tiedot

- Verkkokurssille osallistuneiden yksilöity käyttäjätunnus ja salasana

Varapäreen sähköpostilistan kerääminen tapahtuu Kajabia-alustaa hyödyntäen. Listalle siirtyy käyttäjän etunimi sekä sähköpostiosoite.

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Käsiteltävät tiedot kerätään pääasiassa potilaalta itseltään. Alaikäisen potilaan kohdalla tietoja pyydetään usein myös huoltajilta. Potilaan tai alaikäisen potilaan huoltajan suostumuksella tietoja voidaan saada myös toisilta terveydenhuollon toimintayksiköiltä tai ammattihenkilöiltä.

Varapäreen palveluissa henkilötiedot saadaan, mikäli henkilö tilaa viikkokirjeen tai lataa maksutonta materiaalia.

TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

Potilastiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on vaitiolo- ja salassapitovelvollisuus. Potilastietoja voidaan luovuttaa potilaalle itselleen ellei siihen ole lainsäädännöllistä estettä.

Potilaan suostumuksella tietoja voidaan luovuttaa:

- Toiselle terveydenhuollon toimijalle esim. jatkohoidon järjestämistä varten

- Vakuutusyhtiölle

Lisäksi potilastietoja voidaan luovuttaa lainsäädännön perusteella:

- Viranomaisille tai muille yhteisöille, joilla on lakiin perustuva oikeus tiedon saantiin

- Tutkimuskäyttöön terveydenhuollon valtakunnallisia rekistereitä ylläpitäville viranomaisille

- Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

REKISTERIN SUOJAAMISEN PERIAATTEET

Potilasrekisteriin tallennettavat tiedot on säädetty salassapidettäviksi ja vaitiolovelvollisuutta koskeviksi. Potilastietoja ei saa luovuttaa sivullisille. Potilastietoja voivat käyttää ainoastaan kyseessä olevan potilaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat. Rekisterinpitäjän ylin johto päättää organisatorisista ratkaisuista ja antaa käyttöoikeudet työntekijöille potilasrekisteritietoihin siinä laajuudessa kuin työtehtävät edellyttävät.

Sähköisessä muodossa olevat tiedot:

Potilastiedot tallennetaan sähköiseen potilastietojärjestelmään. Sähköisessä muodossa oleviin potilastietoihin on pääsy vain niihin oikeutetun työntekijän henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Potilastietojen käyttöä valvotaan lokitietoja seuraamalla.

Manuaalinen aineisto:

Vanhat ja mahdollisesti sähköisen potilastietojärjestelmän ohella syntyvät paperikortistot pidetään lukittavissa arkistoissa, joihin on pääsy vain niillä henkilöillä, joilla on siihen oikeus salassapitomääräysten mukaan.

 

TARKASTUSOIKEUS

Potilaalla on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on merkitty potilasasiakirjoihin. Tarkastusoikeudella tarkoitetaan sitä, että potilas saa tutustua niihin tietoihin, joita hänestä on tallennettu potilasasiakirjoihin. Tiedot on annettava ilman aiheetonta viivytystä. Ne voidaan antaa varaamalla potilaalle (tarkastusoikeutta käyttävälle) tilaisuus tutustua potilasasiakirjoihin ammattihenkilön kanssa. Potilaalle on pyydettäessä annettava tiedot kirjallisesti. 

Jos alaikäinen potilas ikäänsä ja kehitystasoonsa nähden kykenee päättämään hoidostaan, hänellä on oikeus kieltää terveydentilaansa ja hoitoansa koskevien tietojen antaminen huoltajalleen tai muulle lailliselle edustajalleen. 

Potilas tai huoltajat voivat pyytää omia tai huollettaviensa potilastietoja joko suoraan omalta työntekijältään tai rekisteriasioiden yhteyshenkilölle osoitetulla vapaamuotoisella kirjallisella pyynnöllä.

 

OIKEUS VAATIA TIETOJEN KORJAAMISTA

Potilaalla on oikeus vaatia potilasrekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Pyyntö virheellisen tiedon korjaamisesta tulee osoittaa joko suoraan asiasta vastuulliselle työntekijälle tai rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.

Potilasasiakirjamerkintöjen mahdollinen korjaaminen tehdään niin, että sekä alkuperäinen että korjattu merkintä on myöhemmin luettavissa.

Varapäre-sivuston käyttäjällä on seuraavat oikeudet:

- Tiedonsaantioikeus

- Käsittelun rajoittamisen oikeus

- Korjausoikeus

- Oikeus tulla unohdetuksi

- Suostumuksen peruuttamisen oikeus

- Tietojen siirto-oikeus

LINKIT KOLMANSIEN OSAPUOLIEN VERKKOSIVUILLE

Maksuttomat oppaat sekä viikkokirjeet voivat sisältää linkkejä kolmansien osapuolten verkkosivustoille. Linkitetyt verkkosivustot eivät ole yrityksen hallinnassa, eikä se vastaa kolmansien osapuolten verkkosivustojen sisällöstä tai verkkosivustojen sisältämistä linkeistä. Osa linkeistä voi olla ns. affiliate-linkkejä, joiden kautta yritys saa myyntipriovisioita.

EVÄSTEET

Käyttämällä yrityksen sivustoja annat suostumuksen evästeiden käyttöön tällä sivustolla kuvatulla tavalla.

MindNova käyttää kaikissa palveluissaan:

- Kirjautumis- ja toimintaeväste (esimerkiksi asetusten tallentaminen kirjautumisen yhteydessä) 

- Analyysievästeet (Google Analytics, tiedon avulla yritys parantaa sivuston toimivuutta) 

- Kohdistetut- tai mainosevästeet (Facebook ja Google, mainonnan kustannustehokas käyttö, eivät sisällä henkilötietoja)

Sinulla on oikeus poistaa evästeet sekä estää niiden käyttö oman selaimesi avulla. Jos et hyväksy evästeiden käyttämistä sivustolla, sivuston käyttäminen tulee lopettaa.